訪問時はアポイントを取るのが基本
社会人になると、他の会社を訪問する機会は年々増えてきます。営業マンであれば確実に一日複数の会社を訪れる事になりますし、そうでなくとも、何かしらの目的で提携している相手先などを訪ねる機会はあります。それは管理職になったり、かなり偉い立場になったりしても変わりはありません。会う人たちも同様に偉くなっていくという形で、退職するまで続いていくお仕事です。
よって、訪問の際のビジネスマナーというのは、一生ものと考えてください。そして同時に、ここでのビジネスマナーというのは非常に重要で、会社そのものに対してのイメージに影響を及ぼすくらいのものという認識を持っておかなくてはなりません。
会社訪問時のビジネスマナーというのは、まず何よりもアポイントが基本です。アポイントを取らずに相手方を訪ねるというのは、わずかな例外を除けばまずアウトです。
理由は当然色々あります。尋ねる相手だって暇ではないので、急に時間をとる事はできません。あらかじめ会う時間をしっかり決めて、それから訪問する必要があります。
アポイントを取る際は、最近はメールがよく利用されています。メールであれば、確認もしやすいですし、正確に伝わるからです。
まずは電話で訪問してもいいかどうかを尋ね、メールで日時を伝える、というのが一般的ですね。
メールで先に許可を取り、そこで日時も決めて、改めて電話、というケースもよくあります。
いずれにしても、相手方が電話が嫌いという場合を除けば、メールだけでなく電話を入れるのがマナーです。
アポイントを取る際のメール内容は、日時、所要時間、目的、場所をしっかり明記する事です。
しっかりしたビジネス文書で、挨拶も完璧にしておきましょう。また、訪問する日にもちゃんと電話をいれるようにしないといけません。