ビジネス文書の種類
ビジネス文書には、様々な種類があります。それらはしっかりと違いを把握しておかないと、ビジネスマナー違反というだけでは済まなくなる可能性すらあります。全てをしっかり認識し、それぞれの特徴と仕様をつかんでおきましょう。
まず、ビジネス文書には社内文章と社外文章があります。
社内文書は、「計画書」「報告書」「通達」「稟議書」「議事録」などといった、社内の情報を記録する文書です。
社外文書は、「請求書」「注文書」「見積書」「通知書」「礼状」「挨拶状」などといった、社外に対して出す文書です。
社内文書に関しては、それぞれの書類に関してフォーマット、すなわち定型文が存在しています。よって、それをパソコンに全て取り込んでおけば、特に問題はないでしょう。
時候の挨拶などは不要です。
基本的には事務的な文章で問題ないので、あまり余計な物は付け加えなくても構いません。
日付をしっかり正確に書くのと、内容を間違わない事を注意するだけです。
一方の社外文書に関しては、前文と末文の挨拶、言葉遣いなど、非常に気を使います。挨拶に関しては、いくつかのフォーマットがあるので、その中から現在の時節に合ったもの、相手方に合わせたものをチョイスするという形になります。
また、これはビジネス文書全般にいえますが、横書きが原則です。宛名はまず社名を書き、次に役職名、担当者指名、と書いていきましょう。結構迷うのが、最後につける文字ですね。
役職名のある宛名の場合は「殿」、個人名に対しては「様」会社及び部署の場合は「御中」が基本です。
こういったビジネスマナーは、社会人になってすぐに身につける必要があります。一年生だからまだビジネスマナーをよく知らないでは通らない問題です。フォーマットが確立されているので、難しい事はありません。しっかりビジネスマナーの基本を覚えていきましょう。