取り次ぐ相手が不在の場合は？
電話対応というのは、相手の顔が見えない分、どこでどう感情が動いたかというのがわかりにくいという点があります。その為、トラブルが多いものといえるかもしれません。このトラブルに対する対処もまた、ビジネスマナーというものがしっかり存在しています。そのビジネスマナーを守らなければ、会社のイメージを損なう事となるでしょう。
まず、トラブルの火種についてご説明します。
電話対応というのは、トラブルの宝庫です。そのトラブルをどれだけ未然で防げるかというのも、ビジネスマナーのテクニックのひとつといえます。そのトラブルの火種となるケースで最も多いのが、取次ぎの相手が不在のケースですね。この時の対応で不備があると、問題が発生しやすいようです。
外部からの電話で取り次ぐべき相手の名前を言われた場合、当然その相手に取り次ぐ事になりますが、その人が営業などの役職の場合、会社にいない時間のほうが多いですね。当然、不在となります。その場合の対処法は、まず迅速にその事実を伝える事です。
次に、その取り次ぎ相手がどれくらいで戻るかというのを伝える必要があります。スケジュールボードに記されてあれば、それを伝え、その頃にかけ直してもらうか、こちらからかけ直させるかすれば問題はないでしょう。
もしスケジュールにない不在というパターンであれば、取次ぎ相手の携帯電話にかけ、所在と戻る時間、電話があった旨を伝える必要があります。その場合は、一旦かけ直させますと伝えて電話を切り、そこから取次ぎ相手の携帯に連絡、という形になります。間違っても外部の方に電話口で待たせることがないようにしましょう。
場合によっては、伝言を頼まれる事もあります。電話の前には必ずメモ帳と筆記用具を置いておきましょう。万が一ない場合は、慌てずに一旦待ってもらい、メモ帳を探しましょう。頭で覚えず、必ずメモに取る事が大事です。聞き取れない場合は、失礼ですがと頭につけ、聞きなおしましょう。それもビジネスマナーです。