こちらから電話をかける時の注意点
電話を受けるのは、比較的簡単です。ビジネスマナーにおいても基本中の基本ですから、クレームなど特殊な対応を除けば、すぐに慣れることができるでしょう。
問題は、電話をかける事になった場合です。日常生活の中では、電話を受けるのもかけるのもそれほど差はないかもしれません。せいぜい、これから口説こうと考えている異性にかける時に緊張する程度でしょう。
しかし、ビジネスの世界だとそうはいきません。こちらからかける場合は、受ける場合とはまた違ったビジネスマナーが必要となります。
電話をかける際のマナーとしては、まず初めてかけるところの場合、「はじめまして」を、二度目以降は「お世話になっております」を最初に一言添えることが大事です。
この一言があるかないかは大きな違いと言えます。
次に、会社名、自分の名前を告げます。その後、用のある相手に取り次いでもらうように頼みます。これで第一段階はクリアです。
次は、取次ぎ相手に変わった際の対応です。
まず挨拶をし、今電話できる状態かを確認しましょう。携帯電話ほどではないですが、たとえ電話に対応していても、短時間しか話せない場合もあるので、この確認も重要です。
しばらく話しても大丈夫のようなら、用件を話します。短時間しか出られない状態なら、特にシンプルに用件の概要のみを伝えておきましょう。
用件を伝え終わったら、後は失礼のないよう挨拶して切るだけです。ですが、受話器の置き方も注意が必要です。ゆっくりと、丁寧に置きましょう。